نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار مالی و حسابداری چیست؟ این نرم افزار به عنوان قلب فرآیند مالی می‌باشد و باید طوری طراحی شود که قابل استفاده در هر نوع شرکتی از قبیل بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری، تولیدی و … باشد. نرم افزار مالی و حسابداری به شما این امکان را می‌دهد که وقتی به طور مثال فاکتور خرید کالایی را ثبت می‌کنید نرم افزار سند حسابداری آن را صادر کرده و در حساب‌های خرید کالا و شخصی که از او خرید شده ثبت می‌کند و به طور اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری شده و موجودی انبار را چک می‌کند. سپس در قسمت پرداخت سیستم به طور اتوماتیک چک و یا جه پرداخت شده را در سیستم ثیت می‌کند و گزاشات مالی را به روز می‌کند و در اختیار مسئول مربوطه قرار می‌دهد.
این سیستم برای کارایی درست و مناسب احتیاج به نرم افزار مدیریت انبار دارد که تمام کارایی هایی که ذکر شد به صورت اتوماتیک انجام پذیرد . زیرا در صورت نبود نرم افزار اطلاعات مربوط به قسمت انبار باید به صورت دستی انجام شود که در این صورت در کار نرم افزار حسابداری خلل ایجاد می‌شود و عملا نمی‌توان از آن استفاده کرد.
بسیاری از نرم افزارهای حسابداری فقط برای صدور فاکتور برای مشتری و کنترل موجودی صندوق و کالای موجود در انبار ساخته شده است و مناسب و استاندارد برای دفاتر قانونی و حسابداری دوطرفه نمی‌باشد. به این نرم افزار مدل بازاری یا فروشگاهی می‌گویند. اما برخی از آن‌ها دارای دفاتر قانونی و استاندارد دو طرفه بوده که می‌توان هم با دید بازاری و هم حسابداری از آن استفاده کرد .
کسانی که از این نرم افزارها استفاده می‌کنند به 3 گروه تقسیم می‌شوند:
- کارخانهها، ادارات و …
- شرکت ها، کارگاه‌ها و …
- فروشگاه‌ها ، مغازه‌ها و …
دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری
افزایش دقت در انجام محاسبات
نرم افزار حسابداری می‌تواند به افزایش دقت در امور مالی شما با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه کمک کند. فرایندهای حسابداری دستی شامل بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می‌تواند تأثیر زیادی بر محاسبات بعدی داشته باشد. از سوی دیگر، کامپیوترها عملا قادر به ایجاد چنین خطایی نیستند. با این حال، لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از ورود داده‌ها یا اشتباهات تفسیری مصون نیست.
افزایش سرعت
با استفاده از نرم افزار حسابداری، کسب و کارها قادر به پردازش حساب‌های خود با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی هستند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از رایانه‌ها است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان است. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کارایی را با معرفی اتوماسیون بهینه سازی کنند. برای مثال، یک کسب و کار باید مالیات فروش را در تمام معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری می‌تواند به صورت اتوماتیک برای هر ورودی مالیات تعیین شده را اتخاذ کند.
کاهش هزینه‌ها
مزایای ناشی از سرعت و کارآیی نرم افزار حسابداری اغلب منجر به کاهش هزینه‌های کلی می‌شود. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری این اجازه را می‌دهد که در زمان کمتری کار بیشتری را انجام دهند. به طور بالقوه به این معنی است که افراد کمتری برای انجام کار حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. این به نوبه خود، می‌تواند هزینه‌های اداری حسابداری را کاهش دهد.
ارائه انواع گزارش‌ها
نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا اطلاعات مالی، دقیق و به موقع در اختیار کارکنان قرار بگیرد. به عنوان مثال فرض کنید یک مدیر مالی شرکت باید یک گزارش از نقدینگی داشته باشد تا دو ساعت دیگر در جلسه ارائه دهد. بسیاری نرم افزارهای حسابداری کاربران را قادر می‌سازند تا گزارش‌های متنوع مالی را، تنها با پر کردن یک فرم و یا کلیک بر روی یک دکمه داشته باشند. این در حالی است که ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی می‌تواند یک فرایند وقت گیر باشد.
کاهش مالیات
پرداخت مالیات‌های کسب و کار شما می‌تواند یک فرایند پیچیده باشد و مستلزم پیگیری تمام معاملات شما باشد. نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا این فرایند را ساده‌تر انجام دهید و اطمینان حاصل شود که تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان قرار دارد.
نرم افزار حسابداری و مولفه‌های آن
یکی از مباحثی که در پاسخ به سوال “نرم افزار حسابداری چیست” می‌توان مطرح کرد، در ارتباط با ویژگی‌های برنامه می‌باشد. ویژگی‌های اصلی و کارکردهای برنامه‌های نرم‌افزار حسابداری تجاری، مواردی چون حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، حقوق و دستمزد و تراز آزمایشی را در بر می‌گیرد. در زیر می‌توانید شرح مختصری درباره برخی از مولفه‌های اصلی نرم افزار حسابداری تجاری بیابید:
- حساب‌های دریافتنی: در این قسمت سوابق کل مبالغی که یک شرکت تجاری از مشتریان دریافت خواهد کرد، ثبت و نگهداری می‌شود.
- حساب‌های پرداختنی: در این قسمت تمام صورت حساب‌های شرکت، مبالغی که بدهکار است و تمام پرداخت‌ها مدیریت می‌شود.
- دفتر کل: عموما دفاتر نیز نامیده می‌شود.
- تراز آزمایشی: در این قسمت بدهکاران و بستانکاران تجاری با یکدیگر مقایسه می‌شوند و نهایتا سود یا زیان شرکت معلوم می‌شود.
- صدور فاکتور/صورتحساب: در این قسمت فاکتور ایجاد شده و سپس به مشتریان ارسال می‌شود.
- موجودی انبار/موجودی کالا: ابزار حسابداری که به مدیریت موجودی انبار کمک می‌کند.
- سفارش خرید: در این قسمت شرکت تجاری کالا یا موجودی خود را سفارش می‌دهد.
- سفارش فروش: در این قسمت شرکت تجاری حساب سفارشات مشتریان را برای موجودی انبار خود، نگهداری می‌کند.
از کارکردهای دیگر حسابداری می‌توان به جمع‌آوری بدهی، هزینه‌های تجاری، گزارش‌گیری، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالی، تایم‌شیت و درخواست‌های خرید، اشاره کرد. ضروری است که در هنگام تصمیم‌گیری در خصوص انتخاب نرم افزار ابتدا نیازهای منحصربفرد شرکت‌تان را دریابید تا نرم افزاری با مناسب‌ترین ویژگی را انتخاب نمایید.
