انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کارآمد
در گذشته عملیات نگهداری حساب‌ها و دفاتر و اسناد مالی شركت‌ها و كسب و كارها به صورت دستی انجام می‌شد. این كار علاوه بر صرف وقت بسیار عاری از اشتباهات نیز نبود. امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری و اتوماتیك شدن بسیاری از ثبت‌های مالی علاوه بر صرفه‌جویی در وقت تا حد بسیار زیادی از بروز اشتباهات در حساب و كتاب مالی جلوگیری می‌كند. بسته به اینكه حجم كار یك شركت چقدر باشد، باید نرم افزار حسابداری متناسب با آن خریداری شود. همچنین با توجه به نوع كار یك شركت كه می‌تواند تولیدی، تجاری و یا خدماتی باشد، نوع خاصی از نرم افزار مالی و یا حتی اداری قابل استفاده می‌باشد. حتی نرم افزارهایی هم وجود دارند كه كاربر را بدون اینكه اطلاعاتی در زمینه كاری آن نرم‌افزار داشته باشد برای انجام آن كار كمك می‌كنند. یعنی مثلا فردی كه سررشته‌ای از علم حسابداری ندارد به راحتی با استفاده از یك نرم افزار حسابداری مناسب می‌تواند به كار حسابداری بپردازد.
حسابداران شرکت‌ها همواره با این ابهام مواجه هستند که از بین تعداد زیادی نرم افزار حسابداری و مالی شرکتی موجود بازار که هر کدام با روشی سعی در ترغیب آن‌ها به خرید محصولشان دارند، کدام را انتخاب کنند. یکی نسخه رایگان می‌دهد و دیگری ضمانت می‌کند در صورت به دست نیاوردن رضایت، وجه دریافتی را مسترد کند. یکی دیگر با انبوه تبلیغات، حسابداران را اغوا می‌کند و آن یکی از سال‌های متوالی سابقه‌اش بهره می‌برد.
در این بین، انتخاب صحیح حسابدار بسیار مهم است. انتخابی که اگر به درستی انجام نشود، ممکن است موجب تضعیف موقعیت شغلی یا از رفتن آن شود. حتی ممکن است انتخاب نادرست نرم افزار حسابداری و مالی شرکتی فعالیت عادی شرکت را دچار اختلال یا حتی توقف کند.
چه فاکتورهایی باید در نرم افزار حسابداری جستجو کنید؟
برای پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود، به دقت بررسی کنید که چگونه و کجا می‌خواهید از آن استفاده کنید؟ و چه کسانی می‌توانند از آن استفاده کنند؟
در اینجا چندین عامل را در نظر می‌گیریم:
دسترسی چند کاربره: اکثر محصولات نرم افزاری حسابداری به شما این امکان را می‌دهند که دیگر کاربران را به سیستم دعوت کنید و داده‌هایی را که می‌بینند و کارهایی که می‌توانند انجام دهند، کنترل می‌کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به شریک تجاری خود دسترسی کاملی از نرم افزار حسابداری بدهید در حالی که فقط اجازه دسترسی به کارکنان خود برای استفاده از سیستم برای پیگیری زمان و مشتریان را داده‌اید. نرم افزار حسابداری تراول به شما امکان می‌دهند به چندین کاربر اجازه دسترسی‌های مختلف را بدهید.
پشتیبانی چندگانه کسب و کار: اگر بیش از یک کسب و کار دارید، ممکن است بخواهید نرم افزار حسابداری خود را که از چند شرکت یا شعبه کوچکتر می‌باشد را بدون هزینه اضافی روی یک دستگاه و به صورت یکپارچه داشته باشید.
نرم افزار مبتنی بر ابر و دسترسی به تلفن همراه: آیا می‌خواهید به کسب و کار خود در هر مکان و زمان دسترسی داشته باشید؟ آیا می‌خواهید هنگامی که در خانه و یا در تعطیلات هستید به نرم افزارهای حسابداری خود دسترسی پیدا کنید؟ بهترین نرم افزار برای شما نرم افزارهای مبتنی بر ابر می‌باشد که خوشبختانه تراول نرم افزار حسابداری خود را تحت فضای ابری ارائه داده است.
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر این امکان را به شما می‌دهد که در هر کجای دنیا به نرم افزار حسابداری خود دسترسی داشته و با هر دستگاهی که می‌خواهید به آن متصل شوید و دیگر نگران از دست دادن اطلاعات خود نباشید.
نرم افزار حسابداری موبایل امروزه یکی از مهمترین و پرکاربردترین ابزارها برای کنترل از راه دور کسب و کار می‌باشد. بسیاری از افراد مایل‌اند در اتومبیل شخصی خود، مترو، اتوبوس و یا هر مکانی که فرصتی پیدا می‌کنند نگاهی به وضعیت حساب‌ها و کسب و کار خود بیاندازند و به همین خاطر نرم افزارهای حسابداری موبایل در پلت فرم‌های پر طرفدار ios و اندروید امروزه طرفداران بسیاری را به خود جذب کرده است.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه کارهایی باید انجام داد؟
از آنجا که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما حیاتی است، مهم است که نیازهای روزانه خود و شرکت را ارزیابی کنید. در این مقاله به برخی از کارهایی که باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری انجام دهید اشاره شده است:
آیا در کسب و کار خود نیاز به تجزیه و تحلیل دارید؟
قبل از خرید هر نرم افزار حسابداری باید به این فکر کنید که آیا این نرم افزار می‌تواند پاسخگوی نیازهای تحلیلی شما باشد؟ آیا گزارش‌های جامع و مفیدی برای تجزیه و تحلیل امور مالی در اختیار شما می‌گذارد؟
مطالعه و بررسی نظرات مشتریان نرم افزار حسابداری
خواندن نظرات مشتریان آن محصول به شما کمک می‌کند تا دید بهتری از آنچه میخرید داشته باشید. بسیاری از وب سایت‌ها نظریات مشتریان خود را در مورد سهولت استفاده، گزارش، پشتیبانی، سازگاری سیستم عامل و قیمت ثبت می‌کنند.
پیدا کردن نرم افزارحسابداری که پاسخگوی نیازهای شما باشد
شرکت‌های کوچک می‌توانند از نرم افزار حسابداری کسب و کار کوچک استفاده کنند. اکثر فروشندگان ویژگی‌های گزارش و قالب‌ها را تنظیم می‌کنند، بنابراین شما می‌توانید تقریبا هر گزارشی را که نیاز دارید ایجاد کنید. با این وجود ممکن است متوجه شوید که شما نیاز به نرم افزار خاص مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی، نرم افزار حسابداری ساختمانی یا نرم افزار حسابداری شبکه برای پاسخگویی به نیازهای حسابداری و گزارش گیری منحصر به فرد خود دارید.
سهولت استفاده از نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید
شما یا کارمندانتان باید یاد بگیرید که از نرم افزار حسابداری که خریداری می‌کنید استفاده کنید. این احتمال وجود دارد که شما در طول سال‌ها کارهای خود را تغییر دهید. بنابراین، شما باید یک بسته نرم افزار حسابداری انتخاب کنید که نه تنها نیازهای شما را برآورده می‌کند، بلکه یادگیری آن برای خودتان و کارمندانتان آسان باشد.
درباره پشتیبانی نرم افزار با فروشندگان صحبت کنید
شما باید تصمیم بگیرید که از چه نوع پشتیبانی ای برای محصول می‌خواهید استفاده کنید. اکثر فروشندگان نرم افزار حسابداری مجموعه‌ای کامل از گزینه‌های پشتیبانی مانند ایمیل، تلفن و پشتیبانی آنلاین در دسترس شما قرار می‌دهند. برخی از فروشندگان نیز در صورت خرید این برنامه، پشتیبانی رایگان خواهند داشت . شما باید این نکات را در نظر داشته باشید زیرا برخی از نرم افزار حسابداری پشتیبانی کافی ندارند.
امنیت نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید
امنیت اطلاعات حسابداری همیشه مهم است زیرا شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شخصی کارکنان و اطلاعات مشتری شما محفوظ می‌ماند. شما باید توجه کنید که نرم افزار می‌توانید نیازهای امنیتی شما را پاسخ دهد یا خیر.
آنچه باید در انتخاب نرم افزار حسابداری بدانید
- نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش و تجزیه و تحلیل خوبی تولید کند و به شما در تحلیل یاری رساند.
- نرم افزار حسابداری خوب باید گرافیک خوب داشته باشد تا شما در کار مداوم خسته نشوید.
- نرم افزار حسابداری باید با اتوماسیون شما همراه شود. انواع و اقسام خروجی‌ها تولید و با نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM)، مدیریت روابط مشتری (CRM) و امثالهم همراستا شود.
- قابلیت به روز رسانی آسان داشته باشد و باگ‌ها شناسایی و قابل رفع باشد.
- قابلیت سفارشی سازی نرم افزار بسیار مهم است و باید با نیاز های شما هم گام سازی شود.
- قابلیت اتصال به نرم افزارها و سخت افزارهای مورد نظر شما را داشته باشد.
- قابلیت اتصال به زیر سیستم‌های مختلف مالی و اداری را داشته باشد.
- قابل بسط و گسترش بوده و بتوان ماژوال‌های مختلف را روی آن نصب کرد.
- امنیت بالا داشته باشد و قابل هک شدن نباشد.
- قابل اجرا شدن در پلتفرم های مختلف باشد.
- روی پردازش ابری مشکل نداشته باشد.
- چند کاربره باشد تا با تعیین سطح دسترسی، کاربران بتوانند به آن وصل شده و اطلاعات اضافه و گزارش گیری کنند.
- امکان دسترسی به حسابداران خرد و ارشد بدهد.
- داشبورد جامع و همه کاره داشته باشد تا دسترسی لحظه ای به اطلاعات امکان پذیر باشد.
- حسابداری تحت وب را برای شما آسان کند.
